For TIMBERplus, being a leader in technology means not only adopting the latest innovations for our software solutions but also optimizing our internal processes. This commitment to excellence extends to our accounting practices.
By integrating X-Rechnung into our invoicing processes, we ensure that our workflows are as efficient, accurate, and compliant as possible.
Electronic invoicing (E-invoicing) provides structured, machine-readable datasets containing all necessary invoice information. This approach helps streamline and secure VAT processes. The legal foundation for E-invoices is outlined in the German Value Added Tax Act (§14 Para. 1 UStG).
A unified invoice format offers several advantages for business operations:
An E-invoice is a data file in XML format. It is not easily readable for a layperson and bears no resemblance to the familiar PDF or paper invoices we are used to.
Currently, there are two common E-invoice formats:
Other formats are theoretically permitted as long as they comply with EN16931 standards.
The X-Rechnung is an XML file that can be sent, for example, via email. When opened, only the dataset itself is visible.
The ZUGFeRD format is a hybrid format. In this case, you would receive an email with two attachments: an XML file containing the dataset and a readable document. This readable document is an unalterable PDF that still displays the invoice contents at a glance.
Current forecasts suggest the hybrid ZUGFeRD format will take the lead, as its accompanying readable document makes it easier for users to transition.
The date January 1, 2025, might seem daunting. However, as of that date, businesses will only need to ensure the following:
→ The ability to receive and process E-invoices
In practical terms, this means having an email inbox to receive the files and the ability to convert an XML file into a readable format so that it can be recorded in your financial accounting system and the payment settled.
Most financial accounting systems have been addressing this issue for a long time and should, by January 1, 2025, be capable of automatically importing E-invoice datasets and generating accounting entries from them.
No! (Unless you are a public authority.)
For issuing E-invoices in B2B transactions in Germany, the following deadlines currently apply:
Exceptions include small businesses, which, under the new regulations, are defined as those with annual revenues of no more than €25,000 in the previous year and no more than €100,000 in the current year.
Additionally, E-invoices are not required for small-value invoices under €250 or for tickets (e.g., transportation).
Currently, our customers can export their outgoing invoices as PDFs from TIMBERplus and send them to recipients using their preferred method.
Our development team is working on updating this process so that TIMBERplus will export and send invoices in the ZUGFeRD format instead of the familiar PDF.
We will reach out to our customers as soon as these updates and changes have been implemented in the system.
For more information: FAQs from the Federal Ministry of Finance on Mandatory E-Invoicing Starting January 1, 2025
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In der Welt der Technik an der Spitze zu stehen, bedeutet für TIMBERplus nicht nur, die neuesten Innovationen für unsere Softwarelösungen zu übernehmen, sondern auch unsere internen Prozesse zu optimieren. Diese Verpflichtung zu Spitzenleistungen erstreckt sich auch auf unsere Buchhaltungspraktiken.
Durch die Integration von X-Rechnung in unsere Rechnungsstellungsprozesse stellen wir sicher, dass unsere Abläufe so effizient, genau und gesetzeskonform wie möglich sind.
Die elektronische (E-) Rechnung stellt die uns bekannten Rechnungsinhalte in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz bereit. Dies soll unteranderem als Vorbereitung dienen, das Umsatzsteuerverfahren einfacher und sicherer zu machen. Daher liegt die Grundlage für E-Rechnungen im Umsatzsteuergesetzt (§14 Abs. 1 UstG).
Gleichzeitig bietet eine einheitliche Form der Rechnung diverse Vorteile für die eigenen Geschäftsprozesse:
Eine E-Rechnung ist in Datensatz im xml-Format. Für den Laien nicht einfach zu lesen und in keiner Weise mehr zu vergleichen mit dem sichtbaren PDF oder Papier, welches wir bisher als Rechnung kennen.
Zurzeit gibt es zwei gängige Format der E-Rechnung:
Es sind theoretisch weitere Format zulässig die der Norm EN16931 entsprechen müssen.
Die X-Rechnung ist eine Datei im xml-Format. Die Datei kann unter anderem per E-Mail an Sie gesendet werden. Beim Öffnen der Datei wird lediglich der Datensatz sichtbar.
Das ZUGFeRD Format ist ein sogenanntes hybrides Format. Hier erhalten Sie z.B. eine E-Mail mit zwei angehängt Dokumenten. Sowohl die xml-Datei mit dem Datensatz als auch ein sogenanntes Sichtdokument. Das Sichtdokument entspricht einem unveränderbaren PDF-Dokument, welches uns weiterhin auf den ersten Blick die Rechnungsinhalte zeigt.
Die derzeitige Prognose sieht das hybride ZUGFeRD Format als Vorreiter, da es für den Übergang mit dem Sichtdokument für den Anwender einfacher zu handhaben ist.
Das Datum des 01.01.2025 lässt erstmal Druck aufkommen. Fakt ist aber das wir alle ab 01.01.2025 nur folgendes gewährleisten müssen:
Bedeutet in der Realität: wir brauchen ein E-Mailpostfach, um die Dateien zu empfangen und müssen eine Datei im XML-Format für uns in einer Art lesbar machen, dass wir die Rechnung in unserer Finanzbuchhaltung buchen und die Forderung ausgleichen können.
Fast alle Finanzbuchhaltungssystem beschäftigen sich bereits lange mit dem Thema und sollten daher ab 01.01.2025 in der Lage sein, den Datensatz der E-Rechnung automatisch einlesen und daraus einen Buchungssatz generieren zu können.
Nein! (– es sei denn, Sie sind eine Behörde)
Folgende Fristen gelten bei der Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Geschäften in Deutschland derzeit:
Ab 01.01.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > 800.000,00 Euro E-Rechnungen auch ausstellen.
Ab 01.01.2028 müssen dann alle Unternehmen auch mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000,00 Euro E-Rechnungen ausstellen.
Ausnahmen bilden hier unteranderem Kleinunternehmen. Kleinunternehmer ist nach der neuen Regelung, wer im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz hatte sowie im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz macht.
Zudem müssen für Kleinstbetragsrechnungen unter 250,00 Euro und Fahrscheine keine E-Rechnung ausgestellt werden.
Setzen Sie sich mit dem Anbieter Ihres Finanzbuchhaltungssystems oder Ihrem/Ihrer Steuerberater/In in Verbindung und bringen Sie in Erfahrung ob und auf welchem Weg E-Rechnung in Ihr System eingespielt werden können.
Prüfen Sie Ihre internen Prozesse wie diese ggf. angepasst werden müssen, wenn Sie ab 01.01.2025 Ihre erste X-Rechnung mit Datensatz erhalten.
Machen Sie sich einen Projektplan für das Jahr 2025, wie Sie es angehen können, Ihre Rechnungen ebenfalls zu gegebener Zeit als E-Rechnung zu verschicken.
Derzeit können unsere Kunden Ihre Ausgangsrechnungen als PDF aus TIMBERplus exportieren und auf dem Weg Ihrer Wahl an den Empfänger weiterleiten.
Wir sind mit unserem Entwicklerteam daran, diesen Schritt entsprechend umzustellen, dass aus TIMBERplus statt dem bekannten PDF an dieser Stelle die Rechnung im ZUGFerd-Format exportiert und versendet werden kann.
Wir werden auf unsere Kunden zukommen, sobald die Anpassungen und Änderungen im System umgesetzt sind.
Für weitere Informationen: FAQs des Bundesfinanzministeriums zur obligatorischen E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025